Verfahrensverzeichnisse und Orga.-Struktur

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Verfahrensverzeichnisse und Orga.-Struktur

Checkliste zur Erstellung internes und externes Verfahrensverzeichnis und Schaffung einer Orga-Struktur

  1. Definition und Aufbau eines Meldewegs über die Einführung neuer oder die Änderung bestehender Verfahren durch die verantwortliche Stelle bzw. die entsprechend beauftragte Stelle wie IT-Leitung, Einkauf oder Systemadministration
  2. Strukturierte Aufnahme der Informationen zu neuen oder geänderten Verfahren mithilfe eines Registers/einer Datenbank mit Kurzbeschreibung des Anwendungsverfahrens (Datenverarbeitungszweck), benötigte Datenkategorien und Datenbestände (wie Adressdaten, Lohn- und Gehaltsdaten, Bonitätsdaten,  Qualifikationsdaten, Gesundheitsdaten), Sensibilität der Daten (besonderer Schutzbedarf), betroffene Personen und Personengruppen, Verfügbarkeitsanforderung, die für den ordnungsgemäßen Verfahrensablauf  verantwortlichen Personen, die benötigte Hard- und Software
  3. Untersuchung des Datenflusses (Woher kommen die Daten, wo werden sie durch wen verarbeitet, an wen gehen sie?)
  4. Prüfung der Grundlagen der Datennutzung und Datenspeicherung
  5. Untersuchung, wer zu den Datenverarbeitern gehört und wer ggf. unbefugt Zugang zu den Daten erhalten könnte
  6. Durchführung einer Risikoanalyse zu den neuen oder geänderten Verfahren (bekannte Risiken, festgestellte Schwachstellen, Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit und des möglichen Schadens)
  7. Einführung eines Risikomanagements für die festgestellten Risiken, sofern nicht vorhanden
  8. Prüfung der verfügbaren und tatsächlich eingesetzten Maßnahmen (nach Anlage zu § 9 BDSG)
  9. Prüfung zur Umsetzung der Aufbewahrungspflichten und Löschfristen

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